En bref
On part de la charge réelle : volume annuel de chaque activité multiplié par son temps unitaire, divisé par le temps de travail effectif d’un agent (heures annuelles moins congés, jours fériés, absences et formation). On ajoute ensuite les tâches non mesurables et les pointes d’activité, puis on compare le résultat à l’effectif en place.
1. Lister les activités et leurs volumes
Recensez les activités récurrentes du service (dossiers traités, demandes, contrôles, actes) et leur volume sur douze mois, à partir des registres et des applications. Une activité sans volume connu se mesure sur quatre à six semaines avant d’être extrapolée.
2. Mesurer les temps unitaires
Pour chaque activité, mesurez le temps moyen de traitement d’un cas, par observation ou par relevé déclaratif croisé avec les responsables. Retenez une valeur réaliste plutôt qu’idéale : elle doit inclure les vérifications et les allers-retours habituels.
3. Calculer le temps de travail effectif
Partez de la durée annuelle de travail, retirez les congés, les jours fériés, l’absentéisme moyen et le temps de formation. C’est ce temps disponible, et non la durée théorique, qui divise la charge pour donner les ETP.
4. Ajuster et décider
Ajoutez une part pour les tâches non mesurables (encadrement, coordination, accueil) et vérifiez la couverture des pointes saisonnières. L’écart entre ETP nécessaires et effectif réel éclaire les redéploiements, les recrutements ou les gains d’organisation possibles.